Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Rollen

Verantwortlich für die Plattform, für dein Konto und für alles, was du hier veröffentlichst, ist der Betreiber von CLUP.life: [offen: Firmierung, Anschrift und Vertretung des Betreibers]. Die vollständigen Kontaktdaten stehen im Impressum.

Kontakt des Betreibers für Datenschutzanfragen (Auskunft, Löschung, Widerspruch): chris@clup.life. Vieles davon kannst du ohne Antrag direkt in der Anwendung erledigen (Einstellungen → Datenschutz).

Datenschutzbeauftragte(r): [offen: Name und Anschrift der oder des benannten Datenschutzbeauftragten]. Erreichbar unter datenschutz@clup.life (vorläufige Adresse, vor dem Livegang bestätigen).

Vereine und Verbände. Wenn ein Verein oder Verband auf CLUP.life Mitglieder verwaltet (Mitgliedsnummer, Funktion, Anwesenheit, Beitritt), legt er selbst fest, wofür er diese Daten braucht. Für diese Vereinsdaten ist der jeweilige Verein (mit-)verantwortlich; die Aufteilung der Pflichten zwischen Verein und Betreiber ist in einer Vereinbarung nach Art. 26 oder Art. 28 DSGVO zu regeln: [offen: Vereinbarung und Rollenverteilung festlegen]. Die Angaben des Vereins zu seinen eigenen Stellen findest du im Impressum der Vereinsseite.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Für dein Konto:

• Vor- und Nachname, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum (Pflicht)
• freiwillig: Mobilnummer, Anschrift, Profilbild, „Über mich“, Hobbys, Kontaktwege
• deine Mitgliedschaften in Verbänden, Vereinen und Gruppen sowie dortige Ämter
• was du schreibst: Beiträge, Kommentare, Reaktionen, Nachrichten
• deine Termin-Zu- und -Absagen, Umfrageantworten und Anlagenbuchungen
• Anfragen an den Support und Meldungen von Inhalten
• Vereinsfunktionen, die deine Leitung einsetzt: Antworten und Einwilligungen im Beitrittsformular, Anwesenheit (von der Leitung erfasst oder per Check-in-Code von dir selbst), Diensteintragungen, Teilnahme und — bei offenen Abstimmungen — Stimme bei Beschlüssen und Wahlen, Beitragsforderungen (Betrag verschlüsselt), Fahrgemeinschaften, Materialausleihen, Ämter, Geburtstage (nur Tag und Monat, nur wenn du es erlaubst). Bei geheimen Abstimmungen speichern wir nur, DASS du teilgenommen hast (mit dem Tag), nicht wie du gestimmt hast; die Stimmzettel tragen keine Personenkennung und werden beim Abschluss gemischt.
• technisch: Anmeldezeitpunkte sowie Gerät und Netzwerkadresse — beides nur als nicht rückrechenbarer Hashwert

Daten, die andere über dich eingeben (Art. 14): Die Leitung eines Vereins kann dich einladen, deine Mitgliedsnummer oder Funktion eintragen oder eine Anwesenheit festhalten; Sorgeberechtigte legen Kinderkonten an; wer eine Anlage bucht, kann dafür einen Gastnamen angeben. Wir erhalten diese Angaben dann nicht von dir, sondern von der jeweiligen Person. Du kannst sie über Auskunft, Berichtigung und Löschung jederzeit überprüfen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Konto, Profil, Mitgliedschaften, Inhalte, Termine, Buchungen, Nachrichten innerhalb der Anwendung und notwendige Systemmails (Bestätigungscode, Passwort-Zurücksetzen, Sicherheitshinweise). Ohne diese Daten können wir das Angebot nicht erbringen.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Schutz vor Missbrauch, Sicherheitsprotokolle, Begrenzung der Anfragezahl. Wir speichern dafür nur Hashwerte und löschen nach kurzer Frist. Du kannst dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen.
• Rechtliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c): Bearbeitung von Meldungen rechtswidriger Inhalte (Digital Services Act), Nachweis der Datenschutzpflichten (Protokoll der Löschläufe, Einwilligungsnachweise), gesetzliche Aufbewahrung.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): Auffindbarkeit in der Suche, Informations-E-Mails, Veröffentlichung von Fotos, die im Beitrittsformular eines Vereins abgefragten Einwilligungen (Nachweis mit Fragetext, Antwort und Zeitpunkt). Jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar unter Einstellungen → Datenschutz; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.
• Ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a): Angaben zu Allergien oder Medikamenten, die du bei einer Terminanmeldung machst. Diese sind Gesundheitsdaten, werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für die Leitung des jeweiligen Termins sichtbar. Schreibe sie nur, wenn du das möchtest.
• Einwilligung der Sorgeberechtigten (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 8): für Konten von Personen unter 16 Jahren.

Eine Pflicht, uns Daten bereitzustellen, besteht nur für die als Pflicht gekennzeichneten Angaben bei der Registrierung. Ohne sie ist kein Konto möglich. Alle weiteren Angaben sind freiwillig; ihr Fehlen hat keine Nachteile außer, dass die jeweilige Funktion nicht genutzt werden kann.

4. Wie wir deine Daten schützen

Besonders schutzbedürftige Angaben liegen einzeln verschlüsselt in unserer Datenbank — nicht nur die Festplatte ist verschlüsselt, sondern jedes Feld für sich: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, bürgerlicher Name, Geburtsdatum, Anschrift, dein Text „Über mich“, alle Kontaktwege, Nachrichteninhalte, Hinweise bei Terminanmeldungen, Buchungszwecke, Meldungstexte und Support-Anfragen.

Die Schlüssel dazu liegen ausschließlich in der Anwendung, niemals in der Datenbank. Wer eine Kopie der Datenbank erlangt, kann damit nichts anfangen. Nachrichten sind auf dem Server verschlüsselt gespeichert, aber nicht Ende-zu-Endeverschlüsselt: Die Anwendung kann sie lesen, damit gemeldete Nachrichten geprüft und deine Datenauskunft vollständig erstellt werden kann.

Dein Passwort speichern wir nie im Klartext, sondern als Argon2id-Hash. Auch wir können es nicht auslesen. Hochgeladene Fotos werden von Standortdaten und anderen versteckten Bildinformationen (EXIF) befreit.

5. Wer deine Daten sieht — Empfänger

Standardmäßig nur Menschen, mit denen du mindestens einen Verein oder eine Gruppe teilst. Dein Profil erscheint nicht in der plattformweiten Suche und wird nicht von Suchmaschinen erfasst, solange du das nicht ausdrücklich einschaltest.

Leitung und Verwaltung deiner Vereine sehen deine Mitgliedsdaten, soweit sie für die Vereinsverwaltung nötig sind. Jeder Export einer Mitgliederliste wird protokolliert. Vereinsverantwortliche sind verpflichtet, diese Daten nur für Vereinszwecke zu nutzen und nicht weiterzugeben.

Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die wir in unserem Auftrag und nach unserer Weisung einsetzen: [offen: Hosting/Rechenzentrum, Objektspeicher, E-Mail-Versand, ggf. weitere — mit Name, Sitz und Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 eintragen].

Behörden und Gerichte erhalten Daten nur, wenn eine gesetzliche Pflicht oder eine wirksame Anordnung besteht.

Soziale Netzwerke (optional). Die Leitung einer öffentlichen Organisation kann Konten bei Mastodon oder Bluesky verbinden und öffentliche Beiträge dorthin verteilen. Dann werden Text, Link und ggf. Bilder des Beitrags an das gewählte Netzwerk übermittelt (Rechtsgrundlage: Entscheidung der Leitung und Einwilligung der Abgebildeten, Art. 6 Abs. 1 lit. a und f). Der Beitrag liegt danach beim Netzwerk nach dessen Bedingungen; wir können ihn zurückziehen, aber keine Kopien auf anderen Servern entfernen. Verteilt werden nie interne Beiträge, nie Bilder mit erkennbaren Kindern oder Jugendlichen und nie Namen von Mitgliedern. Die Zugangsdaten zum Konto speichern wir verschlüsselt; sie lassen sich jederzeit widerrufen. Die „Teilen“-Knöpfe sind einfache Verweise: Erst nach deinem Klick wird das Netzwerk geöffnet.

Wir geben keine Daten an Werbetreibende weiter. Es gibt keine Analyse-Skripte, keine Social-Media-Plugins und keine Schriften von fremden Servern.

6. Kinder und Jugendliche

Konten von Personen unter 16 Jahren setzen die Einwilligung einer sorgeberechtigten Person voraus. Wird das Konto von den Eltern angelegt und verwaltet, hat es kein eigenes Passwort; alle Kontaktdaten sind die der Eltern. Meldet sich ein Kind selbst an, bleibt das Konto gesperrt, bis die Eltern per Bestätigungslink zugestimmt haben; lehnen sie ab, wird das Konto sofort gelöscht.

Solche Konten sind nie öffentlich sichtbar und erscheinen nie in der Suche. Das lässt sich auch auf Wunsch nicht ändern — Erwägungsgrund 38 der DSGVO verlangt hier besonderen Schutz. Bei Konten, die Eltern anlegen, sind Chat, Kontaktanfragen, Profiländerungen und Vereinsbeitritte zunächst gesperrt und werden von den Sorgeberechtigten einzeln freigegeben. Konten, die das Kind selbst angelegt hat, können nicht chatten und keine Kontaktanfragen senden — es sei denn, die zustimmende Person hat ein eigenes CLUP.life-Konto mit derselben bestätigten Adresse: Dann wird sie mit ihrer Zustimmung als sorgeberechtigte Person verknüpft und verwaltet die Freigaben einzeln.

Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar — in der Anwendung durch die Sorgeberechtigten des Kinderkontos, bei selbst angelegten Konten per Nachricht an die oben genannte Datenschutz-Adresse. Das Konto wird dann gesperrt und nach 30 Tagen gelöscht. Das gilt auch, wenn die einzige sorgeberechtigte Person ihr eigenes Konto löscht. Mit dem 16. Geburtstag geht das Konto automatisch in die eigene Verantwortung über.

7. Wie lange wir speichern

• Kontodaten: bis zur Löschung durch dich
• nach einem Löschantrag: 30 Tage Karenzfrist (jederzeit widerrufbar), dann unwiderrufliche Anonymisierung; Fotos verschwinden im selben Lauf
• gelöschte Beiträge, Kommentare, Nachrichten und Bilder: 30 Tage
• Beiträge und Kommentare in Vereinen bleiben nach deiner Kontolöschung ohne Personenbezug bestehen, damit Diskussionen verständlich bleiben
• Datenauskunft zum Herunterladen: 7 Tage
• Anmeldeversuche: 30 Tage; Sicherheitsprotokolle: 1 Jahr
• Nachweise über Verarbeitungsvorgänge und Einwilligungen: bis zu 3 Jahre
• Konten ohne jede Nutzung: 3 Jahre, mit vorheriger Ankündigung [offen: automatische Löschung erst einschalten, wenn der E-Mail-Versand der Ankündigung läuft]

Diese Fristen setzen wir automatisiert durch. Jeder Löschlauf wird protokolliert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (etwa für Buchungsbelege) bleiben unberührt.

8. Automatisierte Entscheidungen, Profiling, KI

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt (Art. 22) und kein Profiling zu Werbezwecken. Deine Inhalte werden nicht zum Training von KI-Systemen verwendet.

Inhalte, die mit Hilfe künstlicher Intelligenz erzeugt wurden (zum Beispiel Beispielbilder), kennzeichnen wir als „KI-generiert“ (Art. 50 KI-Verordnung).

9. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich Speicher ein, der für die von dir gewünschte Nutzung technisch erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dafür ist keine Einwilligung nötig — deshalb siehst du bei uns auch kein Cookie-Banner.

• Anmelde-Cookie (httpOnly, nur für die Anmeldung): hält dich angemeldet; gilt 1 Tag, mit „Angemeldet bleiben“ bis zu 30 Tage, und endet bei der Abmeldung sofort. Er wird nur an die Anmelde-Adresse der Anwendung gesendet.
• Sitzungsspeicher des Browsers: merkt sich während der Registrierung deine E-Mail-Adresse von Schritt zu Schritt; wird mit dem Schließen des Tabs gelöscht.
• Kalender-Abo (nur wenn du es einschaltest): Der Abo-Link enthält ein geheimes Token, von dem wir nur einen Hashwert speichern. Wer den Link kennt, sieht deine Termine; du kannst ihn jederzeit erneuern oder widerrufen.
• Lokaler Speicher des Browsers: merkt sich auf deinem Gerät, welche „Erste Schritte“ du abgehakt hast und welche Sprache du vor der Anmeldung gewählt hast. Er verlässt dein Gerät nicht.

Es gibt keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Werkzeuge und keine eingebetteten Inhalte von Dritten.

10. Serverstandort und Drittländer

Alle Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Sollte sich das ändern, informieren wir dich vorab und nennen die Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO.

[offen: Standort und Anbieter der Rechenzentren bestätigen]

11. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf

• Auskunft (Art. 15) und Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Widerspruch (Art. 21), insbesondere gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3)

All das kannst du direkt in der Anwendung unter Einstellungen → Datenschutz ausüben — ohne Antrag, ohne Wartezeit. Deine Datenauskunft bekommst du dort sofort als maschinenlesbare Datei. Anfragen, die nicht in der Anwendung möglich sind, beantworten wir spätestens innerhalb eines Monats.

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77), insbesondere an deinem Wohnort oder am Sitz des Betreibers: [offen: zuständige Aufsichtsbehörde am Sitz des Betreibers].

12. Datenpannen

Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die ein hohes Risiko für dich bedeutet, informieren wir dich unverzüglich und melden den Vorfall der zuständigen Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33, 34).

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Bei wesentlichen Änderungen bitten wir dich in der Anwendung um erneute Kenntnisnahme.